يُساعد تصميم لوحة المعلومات باحترافية في نشر المعرفة في الشركة، وإيصالها إلى أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، فهي تساعد المستخدمين في إنشاء تقاريرهم التفاعلية الخاصة. فهذه اللوحة توحّد المخططات والرسوم البيانية القادمة من مختلف المصادر على شاشة واحدة، من خلال عرض المقاييس ذات الصلة بوظيفتهم أو صناعتهم أو منصتهم. مما يساهم في تتبع الأداء لتحسين الاستراتيجيات واكتشاف العلاقات وتحديد الاتجاهات بين البيانات، وبالتالي تعزيز عملية صنع القرارات المستنيرة لتحقيق الأهداف.
لكن يتطلب إنشاء لوحات المعلومات فهم حول تقنيات وأساليب التصميم لتجعلها جذابة بصرياً وبديهية ومفيدة لصناع القرار نستعرض أدناه التفاصيل.
أبرز النصائح لتصميم لوحة معلومات احترافية
يُساعد تصميم لوحة معلومات احترافية في نقل المعلومات في لمحة باستخدام تصورات البيانات الفعّالة. إذ يجب أن يكون أساس تصميمها هو إعطاء الأولوية للبيانات الأكثر صلة والتفكير في قابلية الاستخدام والاسترشاد بأهداف العمل الأساسية. ومن أبرز النصائح لتنفيذ ذلك:
1- مراعاة الجمهور
الجمهور من أهم العوامل التي يجب النظر فيها، إذ يجب معرفة من سيستخدمها ولأي غرض لإنشاء أفضل أداة لهم.
- انظر في السياق والجهاز الذي يستخدمونه لعرضها، هل ستعرض أثناء التنقل، أم في المكتب أم ستعرضها كعرض تقديمي أمام جمهور كبير.
- اجعل المخططات سهلة الفهم ذات قيمة إضافية.
- استخدم تصميم يتناسب مع الجمهور فإذا كان جمهورك تقليدي اجعل تصميمك أقل “فخامة” وابحث عن شيء يلقى صدى أفضل، لا تتردد في سؤال الشخص نفسه سيستخدمها مباشرةً.
- خذ بعين الاعتبار البيانات التي تساعده في الفهم الأفضل للوضع الحالي، فإذا كان لديك قيمتان نسبيتان، أضف نسبة مئوية لإظهار التطور.
- كما يمكنك إضافة إمكانية قيام المستخدم بالمقارنة بأرقام سابقة، أضف نسبة التطور ومؤشر الاتجاه عن العام الماضي إلى مؤشرات الأداء الرئيسية.
2- حدد أهدافك
أي تحديد العلاقة بين احتياجات المستخدم والغرض من لوحة المعلومات والتركيز على جوانب معينة من البيانات تتوافق مع توقعات أصحاب المصلحة ومهاراتهم الفنية.
- تذكر أن ليست كل البيانات مفيدة للتحليل، لذا فكر بعناية في المقاييس والبيانات التي ستضيف قيمة إلى الأهداف التي تريد قياسها أو تحقيقها.
- استفد من الإجابة على أسئلة مثل: ما الذي يحتاج إلى قياسه بالضبط؟ من سيقيسه؟ ما هي الفترة الزمنية التي يجب قياسها؟ فستسمح لك بالتركيز على جوانب معينة من أدائك.
3- حدد مؤشرات الأداء الرئيسية
مؤشرات الأداء الرئيسية المناسبة لعملك من أهم عوامل تصميم لوحة معلومات فعالة، فهي تساعد في تشكيل اتجاه لوحة المعلومات لتعرض تمثيلات مرئية للرؤى ذات الصلة وفق مجالات عمل معينة.
4- سرد قصة باستخدام بياناتك
تُعد ممارسة قوية لأي عمل تجاري، فالقصة المقنعة القائمة على مؤشرات الأداء الرئيسية التفاعلية تجذب انتباه أصحاب المصلحة، وتساعد على توصيل رسالتك بوضوح أكبر.
5- توفير السياق
يحتاج أصحاب المصلحة فهم مفهوم السياق، فاللوحة التي تفتقر إلى السياق محدودة الفائدة وعائد الاستثمار، حيث يجب:
- أن تكون مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة محدثة لتعكس الاتجاهات والتحديات الحالية.
- توفير أقصى قدر من المعلومات لتوضيح الصورة الكاملة، أضف تسميات للمحاور ووحدات القياس وعناوين لجميع المخططات.
- لا تغفل عن توفير قيم المقارنات الأكثر شيوعاً، كالمقارنة بهدف محدد، أو بفترة سابقة، أو بقيمة متوقعة.
- ابدأ بعرض المعلومات بشكل عام، ثم اسرد التفاصيل شيئاً فشيئاً.
6- اختر نوع مناسب من اللوحات
اخترها بناءً على غرضها التحليلي، بحيث توفر للمتلقي إمكانية استخدام المعلومات في استراتيجياته وأهدافه التجارية الخاصة. تأكد من تحديد المعلومات المهمة وافصلها عن المعلومات غير الضرورية لتعزيز إنتاجية المستخدمين. من هذه الأنواع:
· الإستراتيجي: تجمع مؤشرات الصحة التنظيمية الحاسمة وتساعد المسؤولين التنفيذيين في تحديد فرص التوسع التنظيمي. بهف إثارة التفكير المستقبلي وغير ذلك من التحليل المستقل. ليست معقدة كثيراُ وتحتوي بيانات أكثر عمومية.
· التحليلية: توفر تحليلات مفصلة تتعلق بالاتجاهات (ماذا، لماذا، كيف)، حيث تقيس متغيرات البيانات المتعلقة بالوقت (الأسبوع، الشهر، السنة) لمواءمة الأهداف مع الأداء، مما يجعلها معقدة ومركزة جداً.
· التشغيلية: تركز على مؤشرات الأداء الرئيسية في الوقت الفعلي، لذا فهي تحتوي بيانات أقل تعقيدًا.
· التكتيكية: تستخدم للإدارة المتوسطة المستوى، تحليلية وتتعمق في عدة مجالات رئيسية للعمليات الداخلية للشركة، توفر رؤى حول الاتجاهات والمقاييس الأسبوعية.
7- استخدم النوع الصحيح من المخططات
يجب فهم نوع المعلومات التي تريد نقلها واختيار تصور البيانات المناسب لها، تنقسم المخططات والتصورات إلى أربع فئات أساسية ترتبط بهدف التصور: العلاقة والتوزيع والتكوين والمقارنة. منها:
· المخططات الخطية: سهلة الفهم ومألوفة تستخدم لعرض أنماط التغيير عبر سلسلة متصلة.
· المخططات الشريطية: واضحة سهلة الفهم تستخدم عندما تريد مقارنة العناصر في نفس الفئة بسرعة.
· المخططات الدائرية: منخفضة الدقة صعبة الفهم نوعاً ما لدى الجمهور، الممارسة الجيدة هي استخدامها مع عدد قليل من الشرائح فقط.
· مخططات التشتت: صعبة نوعاً ما فهي نوع متقدم للمستخدمين الأكثر دراية، تهدف إلى إيجاد الارتباط بين متغيرين.
· مخططات القياس: تعتبر تصورات قيمة لتوفير السياق، فهي سهلة التفسير لكونها تستخدم ألواناً مختلفة لتمثيل قيم مختلفة لنفس المقياس. تستخدم عندما تكون القيمة المتوقعة معروفة مما يسمح لهم بفهم الموقف عند النظر إلى المخطط.
الجدير بالذكر أن مخططات الفقاعات غير مناسب للوحات المعلومات، نظراً لكونها تحتاج جهد ذهني كبير حتى عندما تكون المعلومات بسيطة، كما تفتقر إلى الدقة والوضوح.
1-7- كيفية وضع المعلومات
يُشير تصميم لوحة المعلومات إلى الدقة واستهداف الجمهور المناسب، إذ إنه يعكس التصميم اتصالات سريعة وموجزة وواضحة قائمة على الحقائق. يجب عليك اتباع قاعدة الخمس ثوان، والتي تنص على أنَّ لوحة BI يجب أن توفر المعلومات في غضون خمس ثوان.
· القرب: يشير إلى جمع العناصر مع موقعها أو “قربها”، مما يسمح بالتلاعب بالإدراك عبر البيانات الموضوعة جيداً والمجمعة بشكل نظيف.
· التشابه: يشير إلى جمع العناصر القابلة للمقارنة مع بعضها، يساعد في إزالة العناصر غير الضرورية.
· الإغلاق: يشير إلى ميلنا إلى “إغلاق الفجوة” وإنشاء عناصر كاملة، حتى عند وجود أجزاء من الأشكال والأرقام مفقودة.
· التحديد: يشير إلى إذا تم التحكم في العناصر بواسطة حدود بصرية أو تظليل، سنرى الأشياء والعناصر كمجموعات فريدة، يمكن استخدامه كأساس لعرض البيانات الرسومية.
· الاستمرارية: يشير إلى إذا وضعت عناصر خطية منفصلة داخل بعضها، نميل إلى دمجها، عندئذٍ سيتم النظر إلى الخطوط الفردية أنها أقل انفصالًا وأكثر كاستمرار لعنصر مركزي واحد.
· الارتباط: يشير إلى أنَّ الاقترانات المرئية تكون أقوى عند وجود رابط خطي فعلي، أي بدل ربط العناصر عبر اللون أو الشكل أو التباعد، يستخدَم اتصالاً خطياً مباشراً لإنشاء الأساس للعلاقة المرئية بالبيانات.
2-7- تحديد التخطيط المناسب
يعتمد تصميم لوحة المعلومات باحترافية على التصميم أكثر من المقاييس والرسوم البيانية المدروسة جيداً. فإذا كانت اللوحة منظمة بصرياً، سيجد أصحاب المصلحة ما يحتاجونه بسهولة، في حين يجبرهم التصميم السيئ على التفكير أكثر قبل الفهم.
عموماً يجب عرض المعلومات الحاسمة في الجزء العلوي الأيسر من الشاشة. يعود السبب في ذلك، إلى أنَّ معظم الثقافات تقرأ لغتها المكتوبة من اليسار إلى اليمين ومن أعلى إلى أسفل، بالتالي ينظر الناس بشكل حدسي إلى الجزء العلوي الأيسر من الصفحة أولاً. كما يجب اتباع القواعد التالية:
· المحاذاة المتسقة: تحديد محاذاة البيانات المثالية وفق كل حالة، تحديد المعلومات التي يجب وضعها ومكانها. الابتعاد عن وضع عناصر قطرية وأنماط تعبئة، فهي تضيف القليل من الفائدة وتقلل كفاءة المحاذاة.
· المساحة البيضاء: يعبر عن المساحة داخل العرض التقديمي غير المخصصة لأي عنصر محدد. تكون خالية من الصور والألوان والنصوص والبيانات وعناصر الصفحة المرئية. يجب أن تكون حريصاً على الاستفادة من الفوائد المثبتة لكل من المساحة البيضاء “النشطة” و”السلبية”. تشمل الفوائد التصميم المحسن والتوازن، وقابلية القراءة المحسنة، وظهور عناصر البيانات المعقدة والمحددة الأولويات.
· استخدام التباين: التباين ذو صلة وثيقة بالمساحة البيضاء، لكن كل منهما يجلب خصائصه وميزاتهي الفريدة. يمكنك، بل ويجب عليك، تجربة التباين والمساحة البيضاء معاً. عند الجمع بينهما، لديهما القدرة على إنشاء ضربة بصرية مزدوجة مذهلة. غالباً ما يتم تطبيق التباين من خلال تغيير مخطط ألوان البيانات. هذا التغيير، الذي من المرجح أن يركز على عنصر “نقطة التأكيد”، يهدف إلى جذب انتباه المشاهد إلى تفاصيل بيانات محددة ومهمة. ستعمل الاختلافات البسيطة في اللون والتصميم على تعزيز عملية جمع المعلومات والسماح بتجربة بيانات فعالة ومركزة ومريحة. المزيد عن جانب اللون في التصميم لاحقاً في المنشور!
8- اجعلها بسيطة
تُعد البساطة أفضل الممارسات لتصميم داشبورد باحترافية، كن حذراً مع تسمياتك وانتبه إلى الخط والحجم واللون، لا تخفي مخططك، بل اجعلها كبيرة بحيث لتكون قابلة للقراءة، تجنب الزخارف غير المفيدة.
كما يُعد تطبيق الظلال عند حاجتها مؤثراً فهو يسلط الضوء على بعض مناطق لوحة المعلومات ويعطيها العمق.
9- تقريب الأرقام
يُعتبر تقريب الأرقام أحد عوامل تصميم لوحة معلومات باحترافية كي لا تغرق جمهورك بالعديد من الأماكن العشرية.
10- كيفية اختيار الألوان
عامل الألوان من أهم عوامل تصميم لوحة المعلومات باحترافية، تستطيع البقاء على هوية شركتك (الألوان والشعار والخطوط) أو تحديد مجموعة أخرى. لكن يجب الالتزام بها لجميع العناصر في اللوحة وعدم استخدام الكثير منها، اختر لونين أو ثلاثة، ثم العب بالتدرجات.
تجنب استخدام الألوان المشبعة بشكل متكرر، فالألوان الكثيفة تجذب انتباه المستخدمين إلى قطعة معينة من البيانات، كما تجعل الألوان المشبعة المستخدمين يشعر بالإرهاق والضياع.
11- لا تبالغ في استخدام البيانات
فالمعلومات المعروضة بتفاصيل كثيرة تُشتِّت الانتباه إن لم يتبعها بعض النتائج، فإن معظم لوحات المعلومات لا تتطلب التحديث المستمر لذا يجب تحديث معظمها بشكل دوري.
12- كن متسقاً مع وضع العلامات وتنسيق البيانات
يجب التأكد من اتساق التصنيف والتنسيق متسقان عبر مؤشرات الأداء الرئيسية والأدوات والمقاييس. كي لا تحدوث ارتباك وإبطاء أنشطة تحليل البيانات وزيادة فرص ارتكاب الأخطاء.
13- استخدم عناصر تفاعلية
من الضروري تضمين عناصر تفاعلية عند تصميم داشبورد احترافية فهي تقلل عدد العناصر، وتوفر جميع البيانات المطلوبة، ومنها:
· التصفية: تسمح للمستخدمين الاستفادة من أبعاد المخططات والرسوم البيانية في الداشبورد كقيمة مرشح مؤقتة.
· التحليل التفصيلي: يسمح بتصور مستويات أدنى من البيانات الهرمية كلها في مخطط واحد، مما يلغي الحاجة إلى تكديس الداشبورد للحصول على عرض أكثر تفصيلاً.
· التحليل التفصيلي: يسمح بتصور وجهات نظر إضافية أكثر تفصيلاً حول مؤشر أداء رئيسي معين، يعرضها في نافذة منبثقة بدل المخطط.
· أداة الفاصل الزمني: يجب مراعاة عامل النظر إلى البيانات مع الوقت، تسمح أداة الفاصل الزمني بتعزيز المقاييس الزمنية الفردية على المخططات.
14- استخدم خيارات الرسوم المتحركة
تُعطي انطباعاً بصرياً أنيقاً إضافياً كما توفر خياراً إضافياً لجذب انتباه المشاهد لكن يجب عدم الإفراط بها.
15- مضاعفة هوامش الربح
يجب مضاعفة الهوامش المحيطة بالعناصر الرئيسية للداشبورد لضمان تأطير كل منها بمساحة بيضاء متوازنة، مما يجعل المعلومات أسهل في الاستيعاب.
16- مراعاة تعدد الأجهزة
أن تتكيف الحلول الرقمية التي تستخدمها الشركات لإدارة عملياتها اليومية مع مختلف الشاشات والأجهزة التي يستخدمها الموظفون بما في ذلك: الأجهزة اللوحية أو الهواتف المحمولة. بحيث تستطيع الإجابة على أسئلة العمل المهمة أثناء التنقل دون اجتماع مكتبي خاص، مما يضمن اتخاذ القرار السريع والوصول الفوري للبيانات أثناء التنقل.
يجب أن تخطيطها عن سطح المكتب، بحيث تكون على شاشة أصغر، بالتالي يختلف وضع العناصر. لذا يجب التخلص من كل الفائض غير ذي الصلة، كما يجب تحسين الأزرار بشكل جيد لتناسب مختلف أشكال وأحجام الأيدي. احتفظ فقط بالمقاييس والمعلومات الأكثر أهمية على الشاشة بحيث يمكن مسحها ضوئياً بسهولة ورؤيتها مباشرة.
17- سلامة الرسوم البيانية
يعني أن تكون موضوعياً بشأن القيم، حيث يجب أن يكون التمثيل المرئي للبيانات متناسباً بشكل مباشر مع الكميات العددية الممثلة.
18- العلامة البيضاء والتضمين عند الحاجة
تستطيع استخدام شعارات شركتك وأنماط الألوان وعناصر الهوية البصرية للعلامة التجارية، فذلك يضفي الشعور بالألفة لدى الجمهور.
19- إجراء اختبار A/B للوحة
عند إجراء اختبار A/B يجب تحديد الأهداف في البداية، ثم تحليل الطريقة التي تفاعل بها المستخدمون مع الاختلافات المختلفة واستخراج الاستنتاجات من العملية. قد تحتاج إلى إجراء اختبارين الوصول إلى لوحة المعلومات المثالية.
في الختام، الجدير بالذكر أن تصميم لوحة معلومات باحترافية يحتاج مواكبة تطورات العالم الرقمي، وطلب الملاحظات والمدخلات المنتظمة من الفريق وطرح الأسئلة الصحيحة، لضمان القيمة المثلى.
