أحدث تحليل البيانات في مجال الموارد البشرية تغيير كبير في تحقيق النجاح التنظيمي، فقد تغيرت إدارة الموارد البشرية بشكل كبير في القرن الماضي. حيث تحولت من الانضباط التشغيلي إلى الأكثر استراتيجية، يتجسد ذلك في مصطلح إدارة الموارد البشرية الاستراتيجية (SHRM)، ويتماشى النهج المبني على البيانات مع هذا التطور.
نتحدث أدناه عن مفهوم تحليل البيانات في مجال الموارد البشرية، وكيف يمكن استخدامها في هذا الاتجاه وكيف ستعيد تشكيل مستقبل الأعمال.
مفهوم تحليل البيانات في الموارد البشرية
تحليل البيانات في الموارد البشرية هو عملية جمع بيانات الموارد البشرية وتحليلها وإعداد التقارير لإدارة الأشخاص في العمل بشكل أكثر فعالية. حيث يمكّن تحليل البيانات المؤسسة من قياس تأثير مجموعة من مقاييس الموارد البشرية على الأداء العام للأعمال واتخاذ القرارات بالاعتماد على تلك البيانات.
فهو يمنح فهم أفضل للأشخاص داخل المنظمة ومدى جودة أداء فريق الموارد البشرية، مما يمنح المؤسسة ميزات لتعظيم الرواتب والقدرة على توظيف الموظفين أو الاحتفاظ بهم. كما يوفر نظرة ثاقبة حول المكان الذي يتراجع فيه المرشحون للوظائف عن عملية التوظيف.
كما تعرف أيضاً باسم تحليلات الأشخاص، أو تحليلات القوى العاملة، أو تحليلات المواهب.
مصادر البيانات في الموارد البشرية
قد تكون مصادر البيانات في الموارد البشرية:
- داخلية: كبيانات الموظفين الديموغرافية وبيانات الرواتب وبيانات الشبكات الاجتماعية وبيانات الأداء وبيانات المشاركة.
- خارجية: بيانات سوق العمل، وبيانات السكان، وبيانات LinkedIn، وغيرها.
تختلف الطرق المستخدمة لجمع تلك البيانات وفق الأهداف المحددة للتحليل، ومن أكثر طرق جمع البيانات شيوعًا في الموارد البشرية:
استطلاعات رأي الموظفين
تعتبر من أكثر الطرق المباشرة لقياس معنويات الموظفين بما يتضمن: فهم الرضا الوظيفي، الحصول على تعليقات حول حدث معين في الشركة، أو تقييم فعالية سياسة جديدة في مكان العمل. حيث تقدم الدراسات الاستقصائية لمحة سريعة عن مشاعر الموظفين في أي وقت.
يمكن استخدام بعض الأدوات مثل SurveyMonkey أو Google Forms لتصميم وتوزيع تلك الاستطلاعات، مما يضمن عدم الكشف عن هويته وتشجيع التعليقات الصادقة.
استعراضات الأداء
توفر نظرة ثاقبة نقاط القوة لدى الموظف ومجالات التحسين والأهداف والإنجازات،
فمن خلال تحليل بيانات مراجعة الأداء يمكن للموارد البشرية اكتشاف الأنماط. كالمجالات المشتركة التي يتفوق فيها الموظفون أو التحديات المتكررة التي يواجهونها، كما تفيد برامج التدريب ومبادرات الإرشاد وغيرها من تدخلات الموارد البشرية.
منصات التحليلات في الوقت الحقيقي
إذ توفر لبعض المنصات Microsoft Teams أو Slack عند دمجها مع أدوات التحليلات رؤى حول أنشطة الموظفين اليومية.
على سبيل المثال: ما هو معدل استخدام قنوات الفريق للتعاون؟ هل بعض القنوات على مستوى الشركة أكثر نشاطًا من غيرها؟
حيث توفر تلك البيانات في الوقت الفعلي لمحة عن مشاركة الموظفين وأنماط التعاون وثقافة الشركة عموماً.
الخروج من المقابلات
توفر مقابلات الخروج رؤى قيمة حول أسباب مغادرة الموظف عندما يغادر الموظف الشركة، حيث تسلط تلك البيانات الضوء على مجالات التحسين المحتملة بما يتضمن: حزم التعويضات أو بيئة مكان العمل، كما تفيد في تقليل معدل دوران الموظفين في المستقبل وتحسين الرضا العام للموظفين.
الحضور وتتبع الوقت
توفر أدوات مراقبة حضور الموظفين والالتزام بالمواعيد وساعات العمل نظرة ثاقبة حول أنماط العمل. مثل: هل هناك متأخرين بشكل متكرر في قسم معين؟ هل العمل الإضافي أمر شائع؟ مما يفيد عند اتخاذ القرارات المتعلقة بالتوظيف، وتوزيع العمل وغيرها.
أهمية التحليل في الموارد البشرية
لم تعد القرارات تتعلق بالشعور الغريزي، بفضل استخدام تحليل البيانات في مجال الموارد البشرية، حيث:
- تمكّن التّحليلات متخصّصي الموارد البشرية من اتّخاذ قرارات تعتمد على البيانات.
- إضافة إلى ذلك، تساعد التّحليلات على اختبار فعاليّة سياسات الموارد البشرية المختلفة.
- تسمح بالانتقال من شريك تنفيذي إلى شريك تكتيكي، أو حتى استراتيجي.
- تسمح للشركات بتحسين العمليات الداخلية التي تتعلق بوظائف بما يتضمن: كشوف المرتبات والمزايا والتوظيف وتأهيل وأداء ومعنويات الموظفين.
في الواقع تقوم غالبية أقسام الموارد البشرية بتسجيل بيانات الموظفين وتخزينها، لكن ذلك لن يعد يكفي في عصر البيانات اليوم.
حيث يعتمد الاقتصاد على البيانات، والاحتفاظ بالسجلات لن يضيف أي قيمة استراتيجية، بل يجب تحويل تلك البيانات إلى معلومات والمعلومات إلى رؤية. بالتّالي يمكن للموارد البشرية المشاركة بشكل أكبر في صنع القرار على المستوى الاستراتيجي.
بل ستتغير مجالات الموارد البشرية الرئيسية بناءً على الأفكار المكتسبة من تحليلات الموارد البشرية.
كيف تشكل تحليلات الموارد البشرية الأعمال؟
يعود تحليل البيانات في الموارد البشرية بقيمة كبيرة للمؤسسة، ستتغير بعض العمليات كالتوظيف وإدارة الأداء والتعلم والتطوير.
- إذ يمكنك التنبؤ بالموظفين الجدد الذين سيصبحون أصحاب الأداء الأعلى خلال عامين، أو التنبؤ بالموظفين الجدد الذين سيغادرون شركتك في السنة الأولى، مما يغير إجراءات وقرارات التوظيف والاختيار. فإذا كنت تعرف ما الذي يحفز موظفيك، يمكنك إنشاء بيئة عمل أفضل وتحديد قادة المستقبل.
- كما يمكن التنبؤ بالموظفين الذين قد يغادروا الشركة، مما يساعد في التخطيط طويل المدى لإدارة الخلافة، كما تفيد التخطيط الاستراتيجي للقوى العاملة.
- فقد تمكن الشركات من قياس تأثير السياسات المتعلقة بالأفراد على الأعمال، كما يمكن التنبؤ بمستقبل القوى العاملة من خلال تطبيق التحليلات الإحصائية المعقدة، مما يتيح للمديرين قياس التأثير المالي لممارسات الموارد البشرية. حيث يتم قياس تأثير الموارد البشرية على الأداء النهائي من خلال حساب عائد الاستثمار (ROI).
- بدون التحليلات المناسبة قد تخسر الشركة المال دون قصد بسبب العمليات التي لا تجد صدى أو تعمل بشكل جيد مع موظفيها. بدون مراقبة البيانات يصعب التخلص من أصحاب الأداء المنخفض الذين لا يبذلون قصارى جهدهم.
- لن يتمكن المديرون التنفيذيون من اتخاذ قرارات العمل المناسبة المتعلقة بتعيين الموظفين أو فصلهم أو ترقيتهم.
- كما توفر البيانات الصحيحة الحماية القانونية ضد القرارات غير السليمة المتعلقة بالموظفين.
الجدير بالذكر أنّ تحليلات الأشخاص الذين لا تضيف إلا عندما تكون مدفوعة بسؤال تجاري، بالتالي تؤدي إلى تحقيق نتائج الأعمال، إذ يمكن حساب التأثير التجاري لميزانية التعليم والتطوير.
المقاييس الرئيسية عند تحليل بيانات القوى العاملة
يعتمد تحليل البيانات المناسبة على ما تريد تعلمه وإنجازه، حيث أنَّ تحليل الموارد البشرية الرئيسية هي تلك التي يتم قياسها عادةً من قبل معظم الشركات المنظمة التي تتطلع إلى تتبع بيانات موظفيها. من أهم المقاييس الأساسية التي تشكّل نقطة انطلاق جيدة لمعظم الشركات عند إطلاق برنامج تحليل بيانات الاشخاص:
إيرادات الموظف
تقيس إيرادات الموظف مقدار الأموال التي تدفعها الشركة لكل موظف لديها كالرواتب والمزايا، ويحسب عن طريق قسمة إيرادات الشركة على إجمالي عدد الموظفين في الشركة.
يوفر تتبع ذلك طريقة لمعرفة مدى كفاءة الشركات في توليد الإيرادات لكل موظف جديد.
وقت التعبئة
يقيس الوقت اللازم لملء المقياس المدة التي يستغرقها ملء منصب مفتوح في الشركة، يُحسَب طريق حساب عدد الأيام منذ نشر الوظيفة حتى قبول الشخص للعرض. ممّا يعطي فكرة جيّدة عن مدى كفاءة فريق التّوظيف في إيجاد مرشحين جيّدين ونقلهم خلال عملية التوظيف.
معدلات الدوران الطوعي وغير الطوعي
تقيس معدلات الدوران الطوعي وغير الطوعي النسبة المئوية للموظفين الذين قد يغادرون الشركة.
- حيث يحسب المعدل الطوعي النسبة المئوية للموظفين الذين قرروا ترك الشركة، يقيس مدى نجاح الشركة في الاحتفاظ بالموظفين. يشير المعدل المرتفع إلى مشكلات أساسية كعدم الرضا في مكان العمل أو حزم التعويضات غير التنافسية.
- بينما يحسب المعدل غير الطوعي النسبة المئوية للموظفين الذين سيفصلون من العمل، ويقيس مدى نجاح الشركة في توظيف الأشخاص المناسبين وإدارتهم بكفاءة.
يُحسَب كلاهما من خلال قسمة عدد الموظفين الذين يندرجون في كل فئة على إجمالي عدد الموظفين في المنظمة.
معدل قبول العرض
يقيس مدى جودة العرض حيث يقوم فريق التوظيف بإقناع الأشخاص الذين يريدون قبول الوظيفة، فإذا قدمت الشركة عروضًا للأشخاص الذين يرفضون العروض بمعدل مرتفع، فقد تحتاج عملية التوظيف تعديل لنقل المرشحين عبر مسار التوظيف الذين هم أكثر اهتمامًا بالانضمام إلى الشركة.
يُحسَب بقسمة عدد عروض العمل الرسمية المقبولة على إجمالي عدد عروض العمل المقدمة.
معدل الاستبقاء
على النقيض من معدل الدوران المذكور أعلاه، قد يكون من المهم معرفة مدى نجاح الشركة في الحفاظ على الموظفين العاملين في الشركة. ويمكن قياس ذلك على مستوى الشركة أو على مستوى كل مدير. لحساب معدل الاستبقاء، يمكنك تقسيم إجمالي عدد الموظفين الذين قرروا البقاء في العمل خلال فترة زمنية معينة على إجمالي عدد الموظفين خلال نفس الفترة الزمنية.
معدل الغياب
يشير إلى إجمالي عدد أيام غياب الموظف عن العمل عدا الإجازة المعتمدة، يشير قياسه إلى حالات التوقف عن العمل بمعدل مرتفع.
يُحسَب بقسمة عدد أيام العمل على إجمالي عدد الأيام التي كان من الممكن أن يعملها الموظف خلال فترة زمنية محددة.
التقييمات عبر الإنترنت
تقيس التقييمات عبر الإنترنت من قبل الموظفين وجهات نظر الموظفين حول مكان عملهم. فهي تكشف عن رؤى حول ثقافة الشركة، وفعالية الإدارة، والرضا الوظيفي. كما تؤثر تلك التصنيفات على الموظفين المحتملين مما يوفر تعليقات للشركات حول التحسينات الداخلية واستراتيجيات الاحتفاظ بالموظفين.
اجتماعات 1:1
الاجتماعات 1:1 في قسم الموارد البشرية هي جلسات خاصة ومقررة بين الموظف ومديره، توفر منصة للحوار المفتوح، وتبادل ردود الفعل، وتحديد الأهداف، ومعالجة المخاوف، وتعزيز علاقة عمل أقوى وتعزيز مشاركة الموظفين والأداء.
تقييمات الأداء
تستمد من التقييمات المنتظمة فهي توفر نظرة ثاقبة للإنجازات الفردية والجماعية، حيث تشير التصنيفات المنخفضة باستمرار في القسم إلى الحاجة إلى تدريب أو موارد إضافية.
يوفر التتبع الدقيق للمقاييس السابقة رؤية شاملة لسلامة المنظمة، مما يسمح لمختصصي الموارد البشرية بتنفيذ الاستراتيجيات المستهدفة التي تدفع النمو وتعزّز رضا الموظفين.
أنواع تحليلات الموارد البشرية
هناك ثلاثة أنواع من تحليلات البيانات شائعة الاستخدام في مجال الموارد البشرية:
- التحليلات الوصفية: توفر لمحة سريعة عن أنشطة الموارد البشرية السابقة كعدد الموظفين في شهر أو سنة.
- التحليلات التنبؤية: تتنبأ بالاتجاهات المستقبلية بناءً على البيانات التاريخية كالتنبؤ بمعدلات دوران الموظفين.
- التحليلات الإرشادية: تقدم توصيات بشأن الإجراءات التي يجب اتخاذها كبرامج التدريب لتقليل الفجوات في المهارات.
كيفية استخدام تحليل الأشخاص
عند البدء بتحليلات الموارد البشرية يجب البدء بسؤال مباشر نموذجي ومن هذه الأسئلة:
- ما مدى ارتفاع معدل دوران الموظفين السنوي لديك؟
- من هم الموظفون الذين يتمتعون بأعلى إمكانات للتقدم والقيادة؟
- ما مقدار معدل دوران موظفيك الذي يتكون من خسارة مؤسفة؟
- من هم الموظفون الأكثر احتمالاً لترك شركتك خلال عام واحد؟
لا يمكن الإجابة على هذه الأسئلة إلا من خلال بيانات الموارد البشرية، حيث:
- يمكن لمعظم متخصصي الموارد البشرية استخراج إجابة السؤال الأول والثاني باستخدام إحصائيات بسيطة جداً، بالتّالي يساعد في تحديد العلاقات بين قدرات الأشخاص والنتائج التنظيمية، مما يساعد المؤسسة على تتبع التغيب عن العمل، ومعدل الدوران، والإرهاق، والأداء وغيرها.
- للإجابة على هذا السؤال الثالث تحتاج إلى الجمع بين مصدرين مختلفين للبيانات: نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) ونظام إدارة الأداء.
الجدير بالذكر أن بعض تطبيقات تحليلات الموارد البشرية تحتاج دمج بيانات الموارد البشرية من مختلف الأنظمة. فلو أردت قياس تأثير مشاركة الموظفين على الأداء المالي، تحتاج دمج استبيان المشاركة السنوي مع بيانات أدائك. بالتالي يمكنك حساب تأثير المشاركة على الأداء المالي للمتاجر والأقسام المختلفة.
أفضل ممارسات تحليلات البشرية
يجب تحقيق التوازن الصحيح بين المقاييس والأدوات التي تتسم بالفعالية من حيث التكلفة مع إعطائك أفضل رؤية حول جانب الأشخاص في عملك، من أفضل الممارسات التي قد تساعد في ذلك:
- ابحث عن المزيج الصحيح من الأدوات، يعتمد ذلك على ما تحتاج إلى قياسه وعدد المرات التي تحتاج فيها إلى قياس تلك البيانات. كما توفر لك العديد من الأدوات طريقة أكثر فعالية لإدارة جوانب عملك، كتقييمات الموظفين.
- اطرح أسئلة تعتمد على البيانات عند الاجتماع مع المديرين، مثل الوقت الذي خصصوه لتوظيفهم في آخر منصب شغلوه يتطلب فهمهم لهذا المقياس.
- تحويل البيانات إلى عمل، لا تقم فقط بجمع البيانات والإبلاغ عنها، بل قم بدور نشط في استخدام تلك البيانات لاتخاذ إجراء يستحق الاستثمار التجاري.
- احصل على تأييد القيادة، فإذا لم يكن فريق القيادة موافقًا على استخدام تحليلات الموارد البشرية كجزء رئيسي من الرقابة على الأفراد، فقد لا تنجح.
- احصل على ردود الفعل، أنت تقيس جانبًا من عملك يعتمد كليًا على الأشخاص، لذا يجب أن تحصل على تعليقات الأشخاص باستمرار حتى تتمكن من التكيف وتحقيق أقصى استفادة من عملياتك.
الجدير بالذكر أن قياس تحليل البيانات في الموارد البشرية سلسًا جداً، فليس عليك أن تفعل نفس الأشياء بنفس الطريقة إلى الأبد، بل يمكنك تطوير تلك العمليات مع الوقت خاصة مع تغير احتياجات الموظفين والأعمال.
أبرز التحديات عند تطبيق تحليلات الأشخاص وكيفية معالجتها
قد يكون تحليل البيانات القابلة للتنفيذ في مجال الموارد البشرية صعبة بدون وضوح كيفية استخدام البيانات التي تم تحليلها في عملية صنع القرار، فقد يصعب الاستفادة من قدرات تحليلات الموارد البشرية. تواجه الشركات تحديات فريدة داخليًا، ومن بعض التحديات التي تواجهها:
- مصادر بيانات متعددة: نظرًا لتعدد الأدوات في الموارد البشرية التي تلبي الوظائف المختلفة، تعمل بعض مصادر البيانات بشكل منفصل، فقد يكون ذلك نظام إدارة التعلم أو البرنامج أو نظام تتبع المتقدمين. تنشيء كل أداة بيانات فريدة يصعب دمجها مع المصادر الأخرى، هنا يكمن التحدي في كيفية دمج كل أنظمة الموارد البشرية للتواصل مع بعضها.
- مهارات سيئة: يشارك قسم الموارد البشرية في عدة جوانب فنية، لكن عددًا قليلاً فقط من المديرين تعلموا ونفذوا أدوات تحليل البيانات. حيث يفضل معظمهم الاعتماد على الحدس بدلاً من الحصول على تدريب في تحليلات الموارد البشرية.
يمكن للمؤسسات التغلب على هذه التحديات من خلال الاستفادة من فوائد تحليلات الموارد البشرية من خلال ما يلي:
- توظيف مديرين يتمتعون بمجموعة المهارات المناسبة لإدارة وتقديم تقارير بيانات دقيقة.
- تحديد أفضل تقنيات الموارد البشرية لتتبع البيانات بشكل صحيح.
- ربط البصيرة والعمل بعائد الاستثمار.
- تدريب الموظفين على استخدام تحليل البيانات في مجال الموارد البشرية.
الخاتمة
الجدير بالذكر أن الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي سيلعبان أدوارًا محورية في تحليل البيانات في الموارد البشرية فهما يعملان على أتمتة المهام الروتينية وتقديم رؤى تنبؤية حول اكتساب المواهب والاحتفاظ بها.
كما يجب على أصحاب المصلحة الاستثمار في القدرات التحليلية المتكاملة كوسيلة لتحقيق أقصى استفادة من رأس المال البشري وأداء الموظفين. خصوصاً وأن التوظيف قد أصبح أكثر تنافسية، والمؤسسات تستمر في البحث عن أفضل المواهب، لذا سيبقى متخصصو الموارد البشرية “جزءًا من فريق الإدارة الأساسي”، وعندما تكون فرق الموارد البشرية قادرة على الاستفادة من الرؤى العديدة التي تقدمها التكنولوجيا، يمكنهم جمع المعلومات الضرورية لتحقيق النجاح المستمر.
المصادر
